Rekisteri- ja tietosuojaseloste kattaen evästekäytännöt
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Mustikkasydän / Konsultointi Salomaa Oy
Y-tunnus 3413960-9
Osoite: Mariankatu 14 C 41, 15100 Lahti
Verkkosivut: www.mustikkasydan.fi
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Rekisterivastaava: Marjaana Salomaa
Puhelin: + 358 4578389896
Sähköposti: mustikka@mustikkasydan.fi
3. Rekisterien nimet
Rekisterien nimet:
-Asiakasrekisteri
-Markkinointirekisteri
-Asiakassuunnitelmat
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:
-Henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
-Sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
-Rekisterinpitäjän oikeutettu etu: asiakassuhde.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
-Yhteydenpito asiakkaisiin
-Asiakassuhteen ylläpito
-Markkinointi.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla:
-Asiakkaan nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite
-Tiedot tilatuista palveluista, asiakkaalle laadituista suunnitelmista sekä ja niiden muutoksista
-Laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
Www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä ei tallenneta tietoa mihinkään tietokantaan, vaan niistä lähtee viesti pelkästään yhteen sähköpostiosoitteeseen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin mahdollisesti tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta:
-Tehdyistä sopimuksista ja niiden liitteistä
-Asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
7. Tietojen säilytysaika
Asiakastiedot ovat säilytetään asiakassuhteen voimassa oloajan sekä niin kauan, kuin asiakassuhteen päättymisen jälkeinen Tietosuoja lainsäädännön ja muun mm. alla yksilöidyn erityislainsäädännön mukaan niitä tarvitsee säilyttää.
Asiakastiedot säilytetään niin kauan kuin Rekisterinpitäjän toimintaa valvovat viranomaiset niiden osalta on erikseen määrännyt. Asiakasasiakirjojen säilyttämisestä vastaa rekisterinpitäjä.
Asiakasasiakirjat laaditaan, säilytetään ja dokumentoidaan henkilötietoja arkistolakien tai niiden perusteella annettujen määräysten määrittelemällä tavalla. Syntyneisiin asiakirjoihin, niiden säilytykseen ja luovutukseen sovelletaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja muita henkilötietojen käsittelyä koskevia säännöksiä. Ellei toisin ole viranomaisten toimesta määrätä tai säännellä, asiakastietoja säilytetään maksimissaan 10 vuotta asiakassuhteen päättymisestä.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa tai milloin rekisterinpitäjän toimintaa valvovat viranomaiset niiden osalta on erikseen määrännyt. Tietoja voidaan luovuttaa myös siltä osin kuin rekisterinpitäjän toimintaa sääntelevä muu lainsäädäntö siitä on erikseen määritellyt. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Henkilötietoja ei koskaan luovuteta eri tahoille pois lukien aikaisemmin tässä kohdassa yksilöidyt syyt.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti (Osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä) rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti (Osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä) rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
12. Evästekäytännöt
Sivustolla käytettävät lisäosat ja ulkoiset elementit: Analytics
13. Evästeen määrittely
Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan käyttäjän tietokoneelle silloin kun joku vierailee sivustolla. Evästeet eivät sisällä minkäänlaisia henkilötietoja eikä niiden avulla voida esimerkiksi suorittaa ohjelmia.
14. Evästeet yhtiömme verkkosivuilla
Käytämme evästeitä moniin käyttötarkoituksiin, jotka liittyvät sivuston toimivuuteen, analysointiin ja markkinointiin. Evästeet keräävät mahdollisesti myös tietoja esimerkiksi käyttäjien kiinnostuksista, joiden avulla kykenemme kohdentamaan viestintäämme sisällöistämme kiinnostuneelle yleisölle. Aiemmin mainitut lisäosat ja ulkoiset elementit tallentavat koneelle evästeitä, jotta ne toimisivat toivotun tavan mukaisesti.